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Leitfaden für eine Bloggerreise

Von einigen wurde ich gefragt: Was ist eigentlich eine Bloggerreise? Was muss man dabei beachten? Wer darf mitfahren? Meine Gedanken dazu habe ich versucht, in eine Art Leitfaden zusammenzufassen. Falls ich etwas vergessen habe, freue ich mich über einen Kommentar.
Bloggerreise
Eine Einrichtung (unter Einrichtungen verstehe ich im Folgenden Firmen, Kultureinrichtungen, Städte etc.) beschließt, eine Reise zu einem Event (z. B. einer Ausstellung) anzubieten, der Ablauf ist erstmal ähnlich wie bei einer Pressereise. In diesem Fall werden jedoch Blogger eingeladen.

Planungsphase
In der Planungsphase überlegt sich die Einrichtung, welche Kooperationspartner geeignet wären. Diese müssen im Vorfeld angesprochen. Dazu kann die Marketing- oder Tourismusabteilung einer Stadt gehören, Hotels, Restaurants, Verbund des ÖPNV und diejenigen, die sie mit einbeziehen wollen. Die Kooperationsparnter hängen also von der Art der Bloggerreise ab.

Der konkrete Ablauf der Reise sollte frühzeitig feststehen, sodass sie kurzfristig auf Änderungen reagieren können. Sprechen sie rechtzeitig die Blogger an, bei knapp angesetzten Reiseterminen müssen sie mit einer erhöhten Absagequote rechnen.

Welcher Blogger darf mitfahren?
Verschiedene Vorgehensweisen sind denkbar:

Persönliche Ansprache
Museen können explizit Blogger per E-Mail anschreiben und fragen, ob sie daran teilnehmen möchten.

Verlosung
Museen machen die Bloggerreise publik und machen eine Verlosung draus (z. B. unter allen Kommentatoren ihres Blogs).

first come first serve
Blogger werden angeschrieben, wer sich zu erst zurück meldet, ist dabei.

Bewerbung
Museen schreiben eine Bloggerreise aus, Blogger bewerben sich mit einem Blogbeitrag um die Reise.

Eigentlich gibt es bei der Auswahl, wer mitreisen darf, unzählig viele Möglichkeiten, da sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Die Frage ist eher, ist es sinnvoll Blogger unterschiedlicher Kategorien einzuladen oder Themenblogger ins Boot zu holen.

Beides hat Vor- und Nachteile. Blogger verschiedener Kategorien haben unterschiedliche Bedürfnisse, sollte man diesen gerecht werden oder nicht? Ich persönlich finde die Mischung ehrlich gesagt sehr spannend.

Aus Sicht einer Einrichtung stellen sich folgende Fragen: Wie wird das Thema wahrgenommen? Wo werden Schwerpunkte gesetzt? Was ist für welche Blogger relevant?
Aus meiner Sicht, der eines Bloggers: Ich finde es aufregend zu sehen, was andere Blogger machen, sie kennenzulernen, herauszufinden, wie sie Themen angehen, zu netzwerken und dabei vielleicht noch etwas Neues zu lernen.

Wie sieht das Programm aus, was sollte es beinhalten?
Zuerst benötigt so eine Bloggerreise einen guten Anlass, dies könnte der Auftakt einer neuen Sonderausstellung sein, der Beginn einer neuen Reihe, die Vorstellung eines neuen Produktes. Auch hier gibt es eigentlich keine Grenzen, aber es benötigt einen Anlass.

Der Ablauf der Reise muss klar kommuniziert sein. Ein Plan mit Uhrzeiten und Orten für die Blogger im Vorfeld (!) ist ein absolutes Muss. Blogger wollen wissen, was sie wann und wo erwartet. Dies sollte so früh wie möglich im Vorfeld (gern per E-Mail) mitgeteilt werden.

Während der Reise kann es Freizeit geben, meines Erachtens ist dies aber gar nicht nötig, schließlich haben sich die Reisenden freiwillig auf den Weg gemacht, um Content zu bekommen. Natürlich kann man Freiräume einplanen und eine Liste mit Empfehlungen an die Hand geben. Die empfohlenen Einrichtungen sollten vorgewarnt werden! Außerdem sollte auch mit ihnen das Thema Fotografieren angesprochen werden (mehr dazu siehe unten).

Wie lang sollte eine Bloggerreise andauern?
Die Dauer sollte drei Tage nicht überschreiten. Viele Blogger schreiben in ihrer Freizeit ihre Blogs. Dies bedeutet, bei drei Tagen muss schon ein Urlaubstag genommen werden. Meine Empfehlung lautet: zwei Tage (Samstag und Sonntag) oder man lässt die Teilnehmer Freitagabends anreisen, dann hat man zwei vollständige Tage. Das beinhaltet für den Ausrichter eine zusätzliche Nacht.

Was darf eine Bloggerreise kosten?
Alles und nichts. Kurzum, warum sollte ein Blogger unendlich viel Geld für eine ein- oder zweitätgige Reise ausgeben, die vollgepackt ist mit Interessen einer Einrichtung? Da könnte man das Geld auch in einen Kurzurlaub der eigenen Wahl stecken. Also: für den Blogger sollte es nichts kosten. Die Kosten trägt der Ausrichter. Dazu gehören: Anreise, Unterkunft, Essen, Eintritte, evtl. Ausstellungskataloge (bei Ausstellungsbesuch) oder kostenlose Produkte (Produktproben oder Belegexemplare).

Personalaufwand
Eine Bloggerreise ist nicht nur kostenintensiv, sondern auch personalintensiv. Ein stetiger Ansprechpartner sollte bei allen Programmpunkten anwesend sein, er begleitet die Gruppe zu allen Aktivitäten. Vorbildlich ist es, wenn es sich dabei um die selbe Person handelt. Der Ansprechpartner besitzt Ortskenntnisse und kennt den genauen Ablaufplan. Optimal ist es, wenn er zugleich als Ansprechpartner auf den Social Media Kanälen fungiert.

Zusätzlich werden Experten für Gespräche, Vorträge, Führungen etc. eingeladen. Es sollte ausreichend (zeitlicher) Raum bleiben, um Fragen stellen zu können.

Bezüglich der Kosten: Holen Sie sich Kooperationspartner ins Boot. Für Blogger kann alles relevant sein, Reiseblogger berichten eventuell auch über das Hotel, die Einrichtung, den Service, Kulturblogger thematisieren eher Ausstellungen, Technikblogger interessieren sich vermutlich wieder für andere Schwerpunkte. Dies spricht durchaus für eine gemischte Gruppe, hängt aber natürlich davon ab, worin der thematische Schwerpunkt der Reise besteht.

Fotografieren
Einrichtungen sollten sicherstellen, dass während der gesamten Reise fotografiert werden darf. Vielleicht sollte man im Vorfeld auch die Blogger fragen, ob sie fotografiert werden dürfen (könnte für das Unternehmen ja auch ein Ausschlussgrund sein, einen Blogger nicht mitzunehmen). Das Unternehmen sollte folglich auch einen eigenen Fotografen dabei haben, um die Reise zu dokumentieren. Zudem sind auch die Blogger auf der sicheren Seite, dass sie die Gruppe fotografieren dürfen.

Das, worum es bei der Reise eigentlich geht (eine Ausstellung, ein Produkt, Architektur oder Essen…), muss fotografiert werden dürfen. Die Frage nach den Rechten muss im Vorfeld geklärt sein. Blogger wollen selbst fotografieren, sie wollen keine Pressefotos! Dafür fahren sie nicht zig Kilometer. Außerdem können Blogger gleichzeitig so ihre Bilder bearbeiten, bis es ihnen gefällt. Nicht vergessen: Ein Blog ist etwas sehr persönliches! Es ist also eine Sache des Prinzips.

Vernetzung
Es ist wichtig für die Einrichtung sich mit den Bloggern zu vernetzen. Halten sie den Kontakt und holen sie sich auch Feedback ein. Gucken Sie in den sozialen Netzwerken, ob sich die Blogger eventuell untereinander kennen, schaffen sie Möglichkeiten (z.B. bei einem lockeren Empfang), dass sich die Teilnehmer kennenlernen. Blogger sind – ebenso wie Einrichtungen – bestrebt, sich untereinander zu vernetzen und auszutauschen. Als Ausrichter haben sie auch die Möglichkeit, die Teilnehmer vorzustellen. Nutzen sie die Gelegenheit!

Rückmeldung
Wenn Sie noch nie eine Bloggerreise unternommen haben, holen sie sich das Feedback der Teilnehmer ein. Wie fanden sie die Reise? Hat etwas gefehlt? War irgendwas nicht in Ordnung? Lief etwas falsch? Oder war alles gut? Die Teilnehmer sind ja oftmals nicht einfach nur Blogger, in der Regel sind sie vom Fach und haben – in welcher Form auch immer – Ahnung von der Materie (sei es als Konsument, beruflich oder weil es ein intensives Hobby ist). Informatiker schreiben z. B. sehr oft einen Blog. Man hat sich also Fach- und Medienexperten ins Haus geholt. Die Blogger sind neugierig auf sie, seien sie also auch neugierig! Fragen Sie!

Blogger mögen die persönliche Ansprache, setzen sie sich zum Abschluss noch für ein bis zwei Stunden zusammen, trinken einen Kaffee, essen ein Stück Kuchen und fragen nach, ob es ihnen gefallen hat und was sie hätten besser machen können. Es geht dabei um ihre Einrichtung. Man könnte auch im Fachjargon von Evaluation und Qualitätssicherung sprechen. Erkundigen sie sich, wie sie die Abläufe oder Inhalte hätten verbessern können. So sind sie für die nächste Bloggerreise besser vorbereitet.

Flughafen - Anzeigentafel

Praxisbeispiel
Ich durfte an der #bsgauguinreise15 teilnehmen. Eine Bloggerin hat mich als Teilnehmerin vorgeschlagen (Stichwort: Vernetzung). In weniger als 30 Minuten war alles geklärt und in meinem Emailpostfach befanden sich die Flugtickets von Hamburg nach Basel. Selbst der Check-In wurde für mich übernommen. Ich war so beeindruckt, dass mir fast die Luft wegblieb. Per Email erhielt ich kurze Zeit später einen Ablaufplan, Empfehlungen etc. Ich wurde mit Informationen fast überschüttet. Daumen hoch!

Das Hotel, in dem wir untergebracht wurden, war ein Traum. Großzügige Räume, sehr ruhig, zentral gelegen, mit prima Lichtern (alles dimmbar, viele Lampen im Zimmer, tolle, ungewöhnliche Leuchtmittel im Eingangsbereich) und einem unfassbar guten Frühstück. Das Hotel Pullmann war ein Träumchen, würde ich jederzeit wieder Einchecken! Zudem erwartete uns dort eine kleine Überraschung: Eine Tasche stand für jeden Teilnehmer im Hotel bereit. In der Tasche befanden sich Stadtplan, Infobroschüren der Stadt und ein unglaublich leckeres Betthupferl.😉 Kann ich leider nicht mehr fotografieren, das war so schnell von mir weggeputzt…

Mirjam von der Fondation Beyeler oder Nadja von Basel Tourismus waren fast die ganze Zeit an unserer Seite. Perfekt! Und es war wunderbar sich mit ihnen zu unterhalten. Herzlichen Dank an dieser Stelle für Eure Gastfreundschaft und die netten Gespräche.

Die Kooperationspartner und Ausrichter Fondation Beyeler und Tourismus Basel / Art & Design Museums Basel waren auf dieser Reise ein gutes Team. Bezüglich der Finanzierung seitens der Ausrichter wurden keine Angaben gemacht, was ich als nicht schlimm empfinde und für den Blogger auch erstmal uninteressant ist. Zwischen den Partnern müssen die Posten der Kosten geklärt sein.

Fotografierverbot

Obwohl in der Sonderausstellung „Paul Gauguin“ nicht alle Werke fotografiert werden durften, wurde für die Blogger eine Ausnahme gemacht. Dies wurde vor der Führung deutlich kommuniziert. Die Ausrichter haben sich also im Vorfeld mit diesem Thema auseinandergesetzt.

Es gab ausreichend Zeit, die anderen Blogger kennenzulernen und war sehr froh darüber, über meinen „Kulturbloggertellerrand“ schauen zu können.

Fazit
Die Organisation der #bsgauguinreise15 empfand ich als nahezu perfekt und würde sie jederzeit als best-practice Beispiel vorstellen.